セミナー・イベントの領収書発行を自動化。宛名変更依頼ゼロへ『ラク帳票』
はじめに
有料セミナー、カンファレンス、資格講習、学会──開催のたびに事務局へ殺到する「領収書の宛名を法人名にしてほしい」「但し書きを研修費にしてほしい」という依頼。参加者数百名分の個別対応で、開催前後の貴重な時間が消えていませんか。
『ラク帳票（ラクチョウ）』は、参加者リスト（CSV）を取り込むだけで、参加者自身が宛名を入力してインボイス対応の領収書・請求書を即時ダウンロードできる自動発行サービスです。事務局の手作業を、ゼロにします。
イベント・セミナー運営の「帳票あるある」
なぜ参加費を受け取った後の対応がこれほど大変なのか。イベント特有の事情が重なっているためです。
- 参加者の多くが会社経費で参加するため、宛名指定の領収書依頼が開催直後に集中する
- チケット決済システムの標準機能では、インボイス（適格請求書）要件を満たした領収書や宛名変更に対応できない
- 「上長決裁用に請求書払いにしたい」という法人参加者への個別対応が発生する
- 再発行・但し書き変更のメール対応が、次回イベントの準備時間を圧迫する
とくにインボイス制度開始以降は「登録番号入りの領収書を」という依頼が標準になり、テンプレートの手直しでしのぐ運用は限界を迎えつつあります。
『ラク帳票』が解決します
参加者による「セルフ発行」で事務局対応ゼロ
参加者リストのCSVをアップロードするだけ。参加者はマイページやメールのリンクから、自分で宛名・但し書きを入力して領収書を発行できます。「宛名変更してください」というメールは、もう届きません。
インボイス制度に完全対応
登録番号・適用税率・消費税額を記載した適格請求書要件を満たす領収書・請求書を自動生成。経理部門の厳しい法人参加者にも、そのまま提出できる帳票を届けられます。
請求書払いの法人参加にも対応
領収書だけでなく請求書の発行にも対応。BtoBセミナーや企業研修の「請求書払い希望」にもスムーズに応えられます。
導入前後で、事務局の1日はこう変わる
モデルケース：年20回の有料セミナー（平均150名）を開催する運営会社の場合。 開催のたびに約30〜50件届いていた宛名指定・再発行の依頼メールがなくなり、担当者1名が開催後2〜3日かけていた領収書対応が「CSVアップロード数分＋案内メール1通」に置き換わります。空いた時間は次回イベントの集客・企画に充てられます。
※上記は機能に基づく活用イメージです。効果は運用状況により異なります。
導入はかんたん3ステップ
- 決済システムや申込フォームから参加者データをCSVで書き出す
- 『ラク帳票』にCSVをアップロード
- 参加者へ発行用リンクを案内（あとは参加者がセルフ発行）
既存のチケット販売システムや決済ツールを乗り換える必要はありません。CSVが出せれば、今日から使えます。
よくあるご質問
Q. Peatixなど外部チケットサービスの申込データでも使えますか？ A. 参加者情報をCSVで書き出せるサービスであればご利用いただけます。項目の対応付けはアップロード時に設定できます。
Q. 参加者が宛名を何度も変えて「二重発行」になりませんか？ A. 発行履歴はシステム上で管理されます。なお領収書の二重発行に関する法的な注意点は、こちらの解説記事で詳しくまとめています。
Q. 無料セミナーと有料セミナーが混在していても大丈夫ですか？ A. CSV上で発行対象を絞り込んでご利用いただけます。詳細はお問い合わせください。
大手企業水準のセキュリティ
参加者の個人情報を扱うからこそ、安心の運用基盤を。
- プライバシーマーク取得事業者による運営
- AWS基盤による安定稼働
- 情報漏えい保険（賠償責任3億円）加入
導入企業はのべ1,000社超。EC・イベント・スクールなど、帳票発行に悩む現場で選ばれ続けています。
まとめ
参加者対応の質はそのままに、事務局の帳票業務だけを消し去る。それが『ラク帳票』のイベント・セミナー向け活用です。次回開催の前に、まずは資料請求・無料相談からお試しください。